スケジュールは余裕を持って
作業効率化についてですが、よくスケジュール帳いっぱいにしたり分刻みであらかじめ予定を入れてその予定通りに仕事をこなしていくことで効率的に仕事を進めていく人もいると思います。
しかしながら私はこの働き方には疑問を持っていて、より生産的に働くためにはスケジュールがある程度空白が必要と考えています。
なぜ私があらかじめあまり予定を組まないほうが良いかと考えていると、
その1番大きな理由はその日のモチベーションや体調、周りを取り巻く状況などはその日によって日々変化してしまうからです。
例えば非常に仕事がうまく進んでいて調子が良いときにはたくさん仕事をしたいと思うし、たくさんの予定を仕事で埋めたくなる気持ちもわかります。
しかしながら様々な出来事によって私たち気分やモチベーションや体調は変化します。
朝起きて昨日の疲れがあまり抜けずモチベーションも上がらず仕事が手につかない時もあります。
そんなときにはもう少し休んだり、別の仕事をしてなんとなく気分を上げてから難しい仕事に取り掛かるといった方法をとったほうが生産性が上がると考えています。
逆に何か面白い出会いがあったり、今すぐ試さなければいけないアイディアが浮かんできてり、突発的に非常に重要との高いタスクが現れたりします。
このような時にもスケジュールがある程度からであれば非常に対応しやすくなります。
またスケジュールがある程度余裕があると言うこと自体が心に余裕を作り、仕事の効率が上がります。逆にカツカツなスケジュールで忙しく働いてしまうと心の余裕がなくなり難しい判断を誤ってしまったり、人間関係に亀裂が入ってしまったりと余裕を持つことで防げるリスクが管理できなくなってしまいます。
当然事前に予約が必要だったり相手との予定を合わせなければいけないスケジュールもあると思いますが、それでも1日に1、2件程度に収めておいて、また予約をするなら午後にしておいた方が何か突発的な出来事があった時なども予定を変更したりしやすいと思います。
それこそ朝起きて体調が悪かったり疲れが抜けていなかったりした時は午後まで休んでいることができます。
あまりスケジュールを詰めすぎずに自分の体調やモチベーションに沿って仕事をこなしていくと言うやり方は、ストレスは溜まりづらいかもしれませんが一見生産性が低いようにも感じます。
しかし私はそうは思いません。
当然1日だけを比べたらきっちりとスケジュールに沿って動いた方が生産性が高いかもしれません。しかし長期的に考えると外から強制された意思で働くよりも、内から自分の意思によって働いた方が仕事の楽しさを覚え、その仕事で成長したいと考え、向上心など様々な要因がプラスされ思っても以前には想定もしていなかったレベルに行くことができると思います。
楽しさや高いモチベーションを持って始めることで工夫をするようになり、データを取るようになり、その仕事で卓越したいと思うようになります。考える時間が増え、わからないことに調べる癖がつき、同じ時間働いたとしても生産性がまるで変わってくると思います。
どのように管理すればいいのか
しかしながらただ単純に手当たり次第やりたい仕事に手を伸ばすと言うやり方では、なかなか結果は出ないでしょう。
そこで重要になってくるのは長期的な目標とTo Do リストです。
自分がこれから何が達成したいのかを明確にしておくことで無駄なことを省くことができます。
当然必要なTo Doリストの作成はその自分の長期目標から発生してくるものだと思います。
またスケジュールにあらかじめ予定を入れないことで最も重要となるタイミングを図ることができます。
それこそ起業して自分のビジネスを持ちたいとなると、タイミングほど重要な事はありません。
極端な話ですが頃中の緊急事態宣言の中でわざわざ飲食店を開業するのは得策ではないでしょう。
経済の情勢、現在の自分の資本金、新しい技術の開発、円相場、どの物件を借りることができるか、新しい法律の改正等、今それを行うのと何年後のいつにそれを行うのかによって結果はとてつもなく変わってきます。
いつやるかはとてつもなく重要です。
しかしチャンスが巡ってきたとしてもその準備をしておかなければそのチャンスを掴むことができません。
そのためにまずは目標を明確にしておいて、その達成のために何をすべきかというTo Doリストの作成がまずは必要になります。
そしてその特に重要なto Doリストを実行するのに適切なタイミングはいつなのかを考えます。
例えばビジネスを始めるには、数多くの資金を集めるための小さなタスク、リサーチや情報を集めるためのたくさんの小さなリスクの少ないタスクと同時に、いつお金を支払ってリスクをとってビジネスを始めるのかと言うとてもリスクのあるタスクがあります。
例えば自分の自己資金が100万円の時にあまり多くの小さな実験をせず、成功の度合いを確かめる前に借金をして300万円の投資をしてビジネスを始めるのと、
たくさんの小さな実験の結果から、このビジネスがうまくいく可能性が非常に高いと判断し自己資金が600万の時に300万円の投資をするのではその意味合いが全く変わってきます。
もしうまくいけば前者の方が非常に早く目標達成できることになりますが、その成功の可能性やリスクの度合いなど後者の方が圧倒的に優れた戦略と言えるでしょう。
これはいつまでに目標達成するなど期限を決めすぎてしまうと、無意識に前者のような決断をしてしまう可能性があります。
早くお金持ちになりたいという気持ちはわかりますが、これには相当なリスクがあります。
逆に準備をしっかしとしておいて、良い物件が見つかるまでは無理をせず、地道に現在の仕事を続けておいて資金を貯めておいて、理想の物件が見つかった時にリスクを取ればかなり成功確率をあげる事ができます。
逆に初期投資のいらないようなビジネスは、副業として今すぐにでも始めることが良いタイミングであると言えます。
例えばメルカリで不用品を売るなら今すぐ始めてなんのリスクも無いでしょう。
しかし、自社サイトを制作して、自社商品を売るとなるとそれはまた別のタイミングが必要です。
これはビジネスを始めるといった大きなスケールではなく、日々の小さな決断も同じような説明がつきます。
例えば休日に起きたら体調が悪く、すごい雨が降っていて買い物に行くのが億劫な時にスケジュールにあるからとわざわざ買い物に行くと、確かに1つのタスクを消すことができますが雨の中辛い思いをして、最悪体調を悪化させる可能性もあります。
それなら体調回復するまで家の中で休み、回復してきたら家の中でできるTo Do リストを処理して、また来週にでも天気が良く体調が良い時に買い物に行けばいいと私は思ってしまいます。
このような小さな変更は限りなくその日次第で可能で、長期的にはこれらの小さな要因の積み重ねがとてつもない差となって現れたりします。
例えばこの例で後者のような行動をとれば、休日家の中でできるブログを1ページ書く事ことができたとします。しかもしっかりと休んだことで日中のパフォーマンスが上がり残業時間が減り早く家に帰ることができ、その週にまたブログが1ページ書くことができたりします。
これが例えば1年間続くとその積み上げは相当なものになり、同じだけのエネルギーと時間を使って、全くリスクを取ることなく、ブログで収益化ができビジネスを始める入り口を作ることだってできたりします。
また無理をしないことにより圧倒的に継続しやすくなります。継続することにより無意識に様々な上達が見込まれます。文章の書き方が上手くなり、文章を書くスピードが上がり、習慣化されてくるとそもそもあまりエネルギーを使わずに作業することができるようになります。
こうした相乗効果は長期的には本当に恐ろしい違いとなって現れてきます。
まとめ
自分のスケジュールや目標に自分自身が管理されるのではなく、目標やタスクは自分自身によって管理し自分の人生を豊かにするためにあります。
そのために自分のスケジュールをあまり事前に決めすぎる事をせず、余裕を持って自分の今の体調やモチベーションなどに沿ってスケジュールを自由に調整する方法が効果的です。
このような方法でタスクを行うことにより短期的には生産性が落ちる可能性もありますが、長期的に考えたときにその満足度も精神衛生上良い事もさることながら、長期的にはその相乗効果により生産性も向上しあなたの目標を叶える可能性を上げてくれるでしょう。
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